《档案保密工作制度》
一、 档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》，共同保护档案机密。
二、 档案利用要严格执行档案查、借阅制度，履行手续。借阅密级档案和其他重要档案资料须经主管领导批准。
三、 对密级档案要严格管理，不得将密级档案私自带出档案室或外传，对密级档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复印。
四、 利用者对所借阅档案文件、技术图纸、照片、实物等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不得携带外出、探亲访友、出入公共场所。
五、 凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女和无关人员面前谈论档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中泄露档案机密。
六、 对保管期满，失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得改作它用或以废纸出售。
七、 发生档案失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告保卫和保密部门，对违反保密规定，造成失泄密和被盗者，按其性质及情节给予严肃处理。
《档案查阅、借阅制度》
一、 学院各部门工作人员因工作需要，可直接查阅本部门归档的档案；学院工作人员查阅非主管业务部门的档案，需经档案室负责人批准。
二、 学院工作人员查阅密级和限制使用的档案，需持本部门介绍信，经办公室负责人批准，方可查阅。
三、 档案一般不外借。学院工作人员确因工作需要借出档案时，必须严格履行档案借阅手续，并在限期内归还，一般不得超过一周。因故不能按期归还者，应向档案室说明情况，并办理续借手续。归还时如发现有转借、损坏、丢失等情况，应视情节及造成的后果，依据《档案法》等有关规定予以处理。
四、 外单位及个人利用学院档案，须持本人身份证或介绍信，说明用途，经档案室负责人批准；对校外单位及个人，学院档案一律不外借。
五、 档案利用者对所查、借阅的档案要妥善保管；阅读案卷时严禁吸烟、拆卷、抽页、涂改、圈划、污损、加点、批注、私自摘抄、拍照等，保证档案的安全、完整、洁净。如因疏忽造成档案污损，将依据《档案法》的规定追究其责任。
六、 复制档案，一律由档案室负责办理，并按规定收取合理费用；档案的摘抄、复制件须经档案工作人员核对，加盖公章，方能生效。对较珍贵的档案和纸质材料较差的档案，不得复印，只可手抄或扫描。
七、 档案利用完毕后，应按要求填写档案利用登记簿。对查阅完毕和归还的档案，工作人员应及时清点和注销，检查无误后放回原处。
《档案库房管理制度》
一、 档案库房是保存档案的重要部位，非本室工作人员未经许可不得入内。
二、 库房须确定安全负责人，负责库房内一切安全工作。发现不安全因素要及时排除，若个人无法排除，应及时向领导汇报予以解决。
三、 库房钥匙由档案室工作人员负责保管，不得转借他人，非档案室人员禁止进入库房。
四、 库房柜架排列整齐，编序号，有档案资料存放标志、示意图。
五、 库房内要有足够的合乎要求的档案装具，档案不得随意堆放；库房保持清洁、整齐，注意空气流通。
六、 库房内要有严格的“八防”措施（防火、防潮、防温、防光、防尘、防虫、防有害气体、防盗）；库房内的温度应控制在14-24度之间，相对湿度应控制在45%-60%之间；库房温湿度记录应由专人负责记录，每天记录一次。
七、 库房内禁止存放非档案用品及个人物品，严禁任何人吸烟和携带易燃、易爆物品进入库房，库房内不得使用台灯、电熨斗、电暖器等电器设备，库房内必须配备报警装置、灭火器材，并确定专人管理，灭火器材要放在固定位置，定期检测，不得随意移动。
八、 库房内不得办公、开会、会客和住宿，档案员离开库房必须锁卷柜、闭灯、锁门。
九、 档案人员应定期对库房内各类档案进行检查、核对，做好清点记录。
《档案统计工作制度》
一、 档案统计是指对档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况及学院档案室基本情况的统计；档案室要建立健全上述各种情况的日常登记簿，定期进行统计分析，并按上级要求报送各种统计报表。
二、 各类档案的日常统计工作由专职档案人员负责，部门负责人要严格把关。
三、 学院档案工作的汇总表应由办公室负责人和学院分管档案工作的领导审核后方可上报。
四、 统计工作中要保证统计资料的准确性，如实反映客观情况，确保无遗漏、无差错；保证统计资料的系统性和及时性，做到完整、连续、报送及时。
五、 要实现统计工作的标准化，按照国家规定的统计方法、计量单位、报表格式进行统计工作。
六、 档案统计报表一律用钢笔清晰、工整书写，各类档案统计报表及综合统计报表，除报上级机关外，需留一份存档备查。
《档案鉴定销毁制度》
一、 凡属我院档案，超过保管期限且无保存价值的档案资料，应及时予以销毁，不得改作它用或以废纸出售。
二、 销毁的档案资料，必须进行鉴定。鉴定工作必须在分管档案工作的副院长领导下，由办公室和档案室及形成文件资料的部门组成鉴定小组，鉴定完毕须在清册上签字。
三、 鉴定工作要依据国家有关保管期限的规定，以全面的、历史的、发展的观点考察分析档案价值，切忌随意性。
四、 凡需销毁的档案资料，必须造册登记，经过鉴定后，向主管领导提交销毁档案的审批表及清册（一式两份）。
五、 销毁档案材料应送到指定地点销毁，并由办公室和档案室派人现场监销。监销人员在销毁档案前应认真复核清点。销毁档案后，应在销毁清册上签名盖章。
六、 销毁清册交档案室永久保存。
《红世一足档案利用办法》
一、 为了有效利用本院综合档案室室藏档案（含资料，下同），更好地为学院和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关政策、法规，并结合我院实际，特制订本办法。
二、 综合档案室提供利用档案的方式有：查阅、摘录、复制（复印、扫描、拍照）、借阅、电话及信函（包括电子邮件）查询等。凡利用室藏档案，均应按照有关规定办理相应利用手续，填写《档案利用登记表》。
三、 利用开放范围的档案、个人查阅本人学籍成绩者，凭本人合法证件（身份证、工作证、学生证等）或单位介绍信，即可查阅。
四、 利用开放范围的档案，规定如下：
五、 秘密级以下（含秘密级）档案：查阅本部门或本课题组形成的档案，只需持本部门或课题组负责人开具的介绍信即可办理；若查阅其他部门或课题组的档案，需经院办公室、立卷部门和课题组负责人审批，方可办理。
六、 机、绝密级档案：凡院党委、行政重要会议记录、专案材料，组织、人事方面的档案和其他机、绝密级的档案，按照管理权限，必须经办公室负责人、分管院领导审核同意。
七、 利用档案一般只限在本室查阅和复制。如特殊情况确需借出时，须持利用部门开具的介绍信说明借出原因、借出时间、并有部门领导签署的意见，经办公室负责人批准，并严格履行借阅手续，限期归还，一般不得超过一周。因故不能按期归还者，应向综合档案室说明情况，并办理续借手续。
八、 利用者利用档案时，应严格遵守档案室的有关规定。不得损毁、丢失、抽取、涂改、伪造或擅自抄录、复制和公布档案，违者要追究法律责任。
九、 综合档案室负责档案的复制（复印、扫描、拍照），并按规定合理收费。一般档案的复制，需档案室负责人同意，重要档案材料的复制须经办公室负责人或分管院领导批准。
十、 对于重要、珍贵的档案，一般不提供原件使用。如特殊需要，须经分管院领导批准。
十一、 对查阅完毕的档案，工作人员须认真清点，检查无误后方可签收。利用者应按要求填写《档案利用效果登记簿》。
